LABORATORIUM WSPÓŁPRACY ZESPÓŁProces grupowy a zarządzanie zespołem

“Proces grupowy” – jeśli nie mieliście okazji zetknąć się z tym tematem, to sformułowanie może brzmieć tajemniczo. Jeśli zarządzasz zespołem, pracujesz z ludźmi lub prowadzisz szkolenia, to być może ten termin nie jest Ci kompletnie obcy. Jednak nawet jeśli pierwszy raz słyszysz o tym zjawisku, to od razu domyślasz się, że dotyczy ono grupy. Ale o co dokładnie chodzi? Co to za tajemniczy „proces” zachodzi w grupie? I co może mieć wspólnego z zespołem, w którym pracujesz lub którym zarządzasz?

Grupa i jej dynamika
Już wyjaśniam. Grupa to ludzie, którzy spotykają się ze sobą w jakimś wspólnym celu. Czas i częstotliwość tych spotkań mogą być różne. Grupę może tworzyć zespół pracujący wspólnie na co dzień, ale też zespół projektowy, powołany na określony czas do wykonania konkretnego zadania. Grupa to też ludzie, którzy zjawili się w sali szkoleniowej jako uczestnicy. Każda grupa jest inna, składa się z osób, które przychodzą ze swoimi doświadczeniami, wiedzą, emocjami, nastrojem, usposobieniem etc. Interakcje pomiędzy tymi osobami, zmiany w nich zachodzące i dynamika tych zmian to właśnie proces grupowy. Słowo „proces” wskazuje na dynamiczny charakter tego zjawiska. Ludzie się zmieniają, zdobywają nowe doświadczenia czy wiedzę, przychodzą z innymi emocjami, w innym nastroju. Co więcej, zmieniają się okoliczności zewnętrzne, które mają wpływ na członków grupy (mam tu na myśli zarówno drobiazgi typu jak przebiegał poranek w domu czy dojazd do pracy, jak i sprawy większego kalibru, jak wszelkie życiowe trudności i wyzwania). Dlatego proces grupowy jest sumą wielu zmiennych.

Wpływ na współpracę w zespole
No dobrze, ale w takim razie jaki mogę mieć na niego wpływ, zapytasz, skoro rzeczywistość jest taka dynamiczna i tak wiele jest czynników zewnętrznych, które są poza naszym oddziaływaniem? Po pierwsze: co prawda procesu grupowego nie da się kontrolować, ale można nim zarządzać – zarówno kierując zespołem, jak i na sali szkoleniowej. Świadomość tych zmiennych czynników pozwala bowiem na zrozumienie sytuacji pojedynczych osób, która wpływa na jakość współpracy całego zespołu. Zrozumienie to bowiem pierwszy krok do szukania rozwiązań.

Integracja
Druga dobra wiadomość to taka, że mimo zmiennego charakteru procesu grupowego można wyróżnić poszczególne fazy pracy zespołu, których znajomość może się przydać w kierowaniu zespołem. Początkowy etap to faza formowania zespołu, czyli czas integracji.Ludzie wchodzą w nową grupę z obawami: jak zostanę przyjęty? Jak wypadnę? Często myślą, że inne osoby są bardziej kompetentne czy opanowane. Poznają się dopiero, dlatego są ostrożni – nie znają innych członków grupy, nie wiedzą, na co mogą sobie pozwolić. Nie poruszają tematów osobistych, starają się nie wydawać skrajnych opinii, są dla siebie mili. Szukają podobieństw między sobą, wyłapują z wypowiedzi i działań elementy wspólne. Ten etap służy budowaniu poczucia bezpieczeństwa w zespole. Powstają normy współpracy, kształtowane są role grupowe i język charakterystyczny dla grupy. W tej fazie zostaje określony wspólny cel. Ważną rolę ma tu do odegrania menedżer zespołu. To jego postawa wpływa na poczucie bezpieczeństwa. To on jest strażnikiem norm i osobą wspierającą integrację.

Burza, czyli kryzys
Bywa, że zespół zostaje na pierwszym etapie i nie przechodzi do kolejnej fazy, ponieważ z różnych powodów nie udaje się mu skutecznie zintegrować. Może być też tak, że grupa chce zachować status quo i wszyscy podtrzymują stan bycia miłym, żeby nie zachwiać poczuciem wspólnego dobrostanu. W tym idealnym stanie grupa jest jednak nieproduktywna. Żeby wygenerować rozwiązanie we współpracy, członkowie zespołu muszą się zmierzyć z rzeczywistością, a mianowicie z tym, że różnią się między sobą. Często to odkrycie łączy się z sytuacją kryzysu, zachwiania statusem grupy. Jednocześnie ujawniają się różne potrzeby członków zespołu – na ich tle może dochodzić do konfliktów. Zarządzanie konfliktami w zespole i wspieranie ludzi w przełamywaniu obaw to kolejne zadania dla menedżera zespołu. Na tym etapie kluczowa jest otwarta komunikacja w zespole i wracanie do norm współpracy, sprawdzanie, jak działają.

Faza pracy grupy
Jeśli udać się przeprowadzić zespół zwycięsko przez czas burzy i naporu, ludzie są gotowi na zaangażowanie w działania i przejście do tzw. fazy pracy grupy, w której współpraca członków zespołu jest najbardziej efektywna. Co nie oznacza, że kryzys znowu się nie pojawi i cykl się nie powtórzy, jeśli zajdzie taka potrzeba. Warto wiedzieć, że pokonanie kolejnych kryzysów wpływa pozytywnie rozwój zespołu i wzmacnia jego spójność. W grupach czy zespołach, których praca jest ściśle określona w czasie, proces kończy się fazą rozpadu grupy (czy też, jak chcą inni, fazą pożegnania).

Co warto uwzględnić w zarządzaniu zespołem?
Przedstawiony cykl rozwoju grupy to uproszczony model. Każda grupa może na swój sposób przechodzić przez te etapy. Nieco inaczej zachodzi to w procesie rozłożonym długo w czasie niż w grupie pracującej ze sobą krótko. Inaczej pracuje się z osobami, które spotykają się po raz pierwszy niż z zespołem, który pracuje razem od dawna i jego członkowie świetnie się znają. Grupa zmienia się także, jeśli ktoś dołączy do niej lub od niej odejdzie. Każdy taki moment to nowa szansa na skuteczne zarządzanie zespołem z uwzględnieniem dynamiki procesu grupowego.
Niektóre zespoły nigdy nie przechodzą fazy integracji. Niezintegrowany zespół nie jest w stanie efektywnie się rozwijać i jest zespołem tylko z nazwy. Bliżej mu raczej do zbioru jednostek, które próbują działać razem niż do zespołu osiągającego synergię w działaniu. Czasem grupy utykają w fazie burzy i nie są w stanie pokonać kryzysu. Jednak przy wsparciu osób, które mają wiedzę na temat tych procesów, zespół może osiągać coraz lepsze efekty w pracy.

MAGDALENA SZPAK